Moment före tillämpning av upphandlingslagstiftningen


Politiska beslut och policies

Regeringen införde en nationell upphandlingsstrategi 2015 i samband med arbetena med den nya upphandlingslagstiftningen. Den innehåller struktur för hur upphandlande myndigheter och enheter kan arbeta för att utveckla sitt strategiska upphandlingsarbete. Det är regeringens önskan och avsikt att statliga myndigheter genomför innehållet i strategin. Återvinning omnämns inte i upphandlingsstrategin och ordet cirkulärt enbart en gång i allmänna ordalag.

Samtidigt med Regeringens arbete med den nationella upphandlingsstrategin inrättades Upphandlingsmyndigheten som fick ett övergripande arbete för det statliga upphandlingsstödet. I detta ingick att genomföra och följa upp att den nationella upphandlingsstrategin får genomslag. Den ger, i det egna informationsarbetet, information om att offentlig upphandling generellt sett är ett viktigt verktyg för en cirkulär ekonomi för att ta tillvara på resurser och öka användningsgraden. En allmän ambition är att stödja fossilfria upphandling.

En ny upphandlingslagstiftning började gälla i Sverige 2017. Den baserades på ett EU-direktiv om offentlig upphandling från 2014 och som ett direktiv kan den anpassas till speciella nationella förutsättningar i de olika EU-länderna. I förarbetena till det nya upphandlingsregelverket kompletterades det tidigare regelverket med möjligheten att inkludera ett livscykelperspektiv vilket innebär en stor förbättring i miljöhänseende vilket borde gynna att hänsyn kan tas till cirkulära materialflöden. Återvinning omnämns inte i miljömässiga sammanhang och ordet cirkulär förekommer överhuvudtaget inte.

Behovsanalys
Behovsanalysen är många gånger ett underskattat moment vid upphandling. Det kan bero på att när det är dags att upphandla varor eller tjänster görs det ofta på samma sätt som man gjort tidigare med nyinköp av material och produkter. Ofta man kanske utgår från att när en produkt är uttjänt ska den ersättas av en annan med liknande, eller förhoppningsvis, bättre egenskaper.

Den ökande insikten om behovet av att bryta linjära materialflöden med slutlig avfallshantering till cirkulära flöden där uttjänta material och produkter ska omhändertas på olika sätt för att undvika avfall borde medföra ett nytt sätt och delvis oprövat sätt för upphandlare att analysera framtida inköpsbehov. Behovsanalysen kan därmed bli en ännu viktigare aktivitet än vad den hittills varit.

I behovsanalysen behöver kanske vissa frågor ställas i anslutning till nybyggnation, rivning och renovering, t.ex. om man behöver nya egna inköp eller om dom kan hyras eller leasas, om en del material och produkter kanske kan användas lite till eller repareras. Mer formellt kan frågor av detta slag kanske formuleras på följande sätt:

  • Kan vi tjäna på att upphandla funktion/prestanda för att undvika risken för ”inlåsningseffekter” och att istället stimulera nya idéer och transformativa lösningar på framtida produkter och samhällsutveckling?
  • Kan vi hyra produkter istället, för att bl.a. försäkra sig om att alltid använda de mest hållbara produkterna och därmed slippa dyrbart underhåll och avfallshantering?
  • Kan vi tänka mig att använda produkter lite längre om de är funktionella istället för att regelbundet köpa nya?
  • Kan vi köpa produkter med längre livslängd?
  • Kan vi köpa produkter som enkelt kunna demonteras och repareras/bytas ut för att på så sätt stimulera återanvändning och återvinning?
  • Kan vi välja produkter som är särskilt lämpliga för energiåtervinning?

Marknadsanalys
Marknadsanalysen avser att ge en upphandlare en översikt om ”vad marknaden kan erbjuda” i form av tillgängliga produkter inom området. Marknadsanalysen handlar inte bara om att ta reda på vilka krav presumtiva anbudsgivare kan leva upp till, både avseende att tillhandahålla produkter, men också i ökande grad gällande deras övriga miljöarbete. Sådan information är värdefull att få tillgång till innan beslut sker om vilka miljökrav som ska ställas. Härvidlag är det önskvärt att kunna finna information om produktens övriga prestanda i sådan form att det också går att avgöra t.ex. om återbruk av en produkt klarar de funktionskrav som kan komma att ställas. Information av detta slag är emellertid i de flesta fall mycket svårt att få tag på via tillgänglig information om en leverantör oavsett om det gäller årsredovisningar, diverse marknadsföringsmaterial eller via internet.

Vad avser frågor om cirkularitet kan det också vara värdefullt att försöka få information om vilka affärsmodeller som vissa leverantörer utgår från – t.ex. om en anbudsgivare avser att få det mesta av intäkterna vid ett försäljningstillfälle eller kunna erbjuda hyra/leasing /servicekostnad där intäkter kommer löpande under en avtalstid. Detta kan vara av stor vikt så att det finns möjlighet att planera en upphandling för att exempelvis stimulera lång livslängd/reparation/uppgradering eller dyl.

En öppen databas med information om produkter för återbruk och återvunna material och produkter skulle vara till stor hjälp vid marknadsanalyser. En sådan finns inte idag, men har identifierats som ett viktigt verktyg för upphandlare för att huvudsakligen få:

  • en överblick över marknadens utbud
  • uppgifter om funktionalitet och egenskaper för att säkerställa nödvändig kvalitet
  • information om miljöegenskaper

Att upprätthålla marknadsanalyser är emellertid en tids- och resurskrävande uppgift då information bör hållas regelbundet uppdaterad. En tänkbar lösning på denna fråga skulle kunna vara att inkludera leverantörer att frivilligt tillhandahålla sådan information. Förutsättningen för att lyckas med en sådan ansats är att leverantörer är övertygade om fördelar med att offentligt tillhandahålla sådan information och de kan ge en konkurrensfördel på sikt. För leverantörer kan detta kanske vara ett attraktivt sätt att kunna visa på att deras produkter uppfyller ställda miljökrav. Om en sådan produktdatabas kan bli en realitet kommer detta förhoppningsvis att öka möjligheterna för alla typer av leverantörer att kunna delta i cirkulär upphandling – inte minst för små- och medelstora företag.

Webbplatsen administreras av IVL Svenska Miljöinstitutet AB | © IVL

|  Uppdaterad: 2019-09-05